Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (SMSDM/HRMS), Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) adalah bentuk pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) & teknologi informasi. Sistem yang menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, & menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi & terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP mempunyai tujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal.
Keterkaitan dari modul MSDM & modul kalkulasi finansial melalui satu basis data yang sama adalah hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, aplikasi ini menjadi lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturannya.
Fungsi Sumber Daya Manusia
memiliki 4 kegiatan:
• Perekrutan & Penerimaan.( recruitment and hiring).
• Pendidikan & Pelatihan.
• Manajemen Data.
• Administrasi Tunjangan & Penghentian dan.
Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Model HRIS ada 3 subsistem input :
• SIA (Sistem Informasi Akuntansi).
Menyediakan data personil berkaitan dengan keuangan.
• Penelitian Sumber Daya Manusia.
Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh
- Penelitian Suksesi (succession study).
- Analisis & evaluasi jabatan (job analysis and evaluation).
- Penelitian keluhangrievance studies)
• Inteligen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :
- Inteligen Pemerintah
- Inteligen Pemasok
- Inteligen Serikat Pekerja
- Inteligen Masyarakat global
- Inteligen masyarakat Keuangan
- Inteligen Pesaing
Model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS tidak hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan & organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.
Model HRIS meliputi enam subsistem output yaitu :
• Subsistem Perencanaan Kerja.
• Subsistem Perekrutan
• Subsistem Manajemen Angkatan Kerja.
• Subsistem Tunjangan.
• Subsistem Benefit.
• Subsistem Pelapor Lingkungan.
2.Pengguna Informasi dipandang dari tingkat manajemen dan area fungsional perusahaan
Sistem Pendukung Keputusan : era tahun 1970 – 1980
Sistem pendukung keputusan (Decision Support System - DSS) memberi dukungan interaktif para manajer dalam mengabil keputusan. Konsep DSS merupakan sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer & keputusan itu harus segera dibuat oleh manajer. Disini SIM dipandang sebagai suatu sistem penghasil informasi yang mendukung sekelompok manajer secara umum yang mewakili suatu unit organisasi seperti suatu tingkat manajemen atau suatu area fungsional
3. Konsep Sistem, Data dan Informasi
a. Karakteristik Sebuah Sistem
Karaktristik sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran.
Berarti sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal sebagai unsur yang saling melengkapi karena satunya dari maksud, tujuan atau sasaran
b.Model Umum Sebuah Sistem
Model umum sebuah sistem terdiri dari masukan, pengolah data dan keluaran. Sifat yang menentukan dan membatasi sebuah sistem membentuk “sempadan“-nya (boundary). Sistem berada di dalam sempadan tersebut. “Lingkungan” adalah yang berada di luar sempadan.
•Jenis-Jenis Sistem
1. Sistem Tertutup dan Terbuk
2. Sistem Deterministik dan Probabilistik
Pengertian Data
Data dapat didefinisikan sebagai fakta yang tercatat tentang suatu objek. Jadi apapun yang berupa catatan tentang suatu objek dapat disebut data. Data sebagai bahan baku informasi, dapat juga didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, tindakan, benda dan sebagainya.
Syarat-syarat sebuah data:
• Obyektif, data sesuai dengan keadaan sebenarnya atau kenyataan.
• Relevan, sesuai dengan kepentingan atau tujuan yang diinginkan.
• Standard error kecil.
Macam-macam data
1. Berdasarkan sifatnya
• Data kwantitatif, data dalam bentuk angka atau bilangan, Contohnya: 6,4,3,4,7
• Data kwalitatif, data bukan dalam bentuk angka, tetapi dalam bentuk pernyataan dan atau kategori, Contohnya: Baik, buruk.
2. Berdasarkan sumbernya
• Data internal, data yang berasal dari dalam organisasi.
• Data eksternal, data yang berasal dari luar organisasi.
3. Berdasarkan cara memperoleh
• Data primer, data yang diperoleh dari sumber pertama/sumber data, data ini biasanya belum diolah.
• Data sekunder, data yang diperoleh dari pihak kedua,data ini biasanya sudah dalam keadaan diolah.
4. Berdasarkan cakupannya
• Data Sensus, diperoleh dari populasi.
• Data Sampel, siperoleh dari sampel.
5. Berdasarkan skala pengukurannya
• Nominal
• Ordinal
• Interval
• Rasio
Definisi Informasi
Definisi umum untuk “Informasi” dalam pemakaian sistem informasi adalah “Data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Jadi segala sesuatu yang dapat dimanfaatkan sebagai dasar pengambilan keputusan pada dasarnya dapat dikelompokkan sebagai informasi.
Informasi, dalam lingkup sistem informasi memiliki beberapa ciri,diantaranya:
1. Benar atau Salah.
Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.
2. Baru
Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
3. Tambahan
Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4. Korektif
Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah atau palsu sebelumnya.
5. Penegas
Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.
Sehingga kesimpulan dari semua itu adalah menunjukkan bahwa:
Sistem Informasi Manajemen disingkat SIM, adalah sebuah sistem informasi yang berfungsi mengelola informasi bagi manajemen organisasi. Peran informasi di dalam organisasi dapat diibaratkan sebagai darah pada tubuh manusia. Tanpa adanya aliran informasi yang sehat, organisasi akan mati. Di dalam organisasi, SIM berfungsi baik untuk pengolahan transaksi, manajemen kontrol maupun sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan. Konsep SIM sebenarnya telah ada sebelum komputer muncul, yaitu dimana segala macam informasi di dalam organisasi harus diolah dengan cepat, teliti dan andal.
Informasi merupakan salah satu elemen dalam manajemen perusahaan. Agar informasi dapat mengalir lancar, para manager perlu menempatkan informasi dalam suatu kerangka sistem. Sistem dapat didefinisikan sebagai sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
4.Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai perkembangan telekomunikasi & teknologi informasi. Tahapan perkembangan tersebut sebagai berikut:
•Fokus awal pada Data (electronic data processing – EDP)
Didukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).
•Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)
Seiring dengan diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.
•Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)
Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada masalah tertentu harus dipecahkan serta diambil keputusannya oleh manajer.
•Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – AO)
OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), facsimile transmission, electronic calendaring, dan desktop publishing. Istilah lainnya dalam menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual (virtual office).
•Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem – AI/ES)
Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis like human being. Sistem pakar merupakan suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem b
5.Model Sistem Informasi Berbasis Komputer
Model dari Computer Based Information System (CBIS)
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan menggunakan informasi. Informasi disajikan secara lisan atau tulisan oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari tiap area aplikasi yang berbasis komputer – SIA, SIM, DSS, OA, dan ES. Sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system) atau CBIS digunakan untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan computer, yaitu :
a. Sistem Informasi Akuntansi (S IA)
Sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi.
Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain:
Mengumpulkan & menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi
Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan
Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi
b.Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support S ystem)
Suatu sistem yang berbasis computer secara terpadu, yang dirancang untuk membantu para manajer dalam aktivitas sehari-hari. Terutama dalam aktivitas pengambilan keputusan
Suatu proses memasukkan beberapa aspek dari mekanisme keputusan ke dalam SIM, sehingga pengambilan keputusan pada dasarnya hanyalah tinggal memilih saja
c.Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi & secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai denganmgaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen
d.Otomatisasi Kantor
Semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.
Sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
e.Sistem Pakar
Bentuk umum sistem pakar adalah suatu program yang dibuat berdasarkan suatu set aturan yang menganalisis informasi (biasanya diberikan oleh pengguna suatu sistem) mengenai suatu kelas masalah spesifik serta analisis matematis dari masalah tersebut.
Tergantung dari desainnya, sistem pakar juga mampu merekomendasikan suatu rangkaian tindakan pengguna untuk dapat menerapkan koreksi. S istem ini memanfaatkan kapabilitas penalaran untuk mencapai suatu simpulan.
Sistem pakar adalah suatu program komputer yangmengandung pengetahuan dari satu atau lebih pakar manusia mengenai suatu bidang spesifik. Jenis program ini pertama kali dikembangkan oleh periset kecerdasan buatan pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dan diterapkan secara komersial selama 1980-an.
Referensi :
Wikipedia.com
http://ariearjunaug.blogspot.com
Teguh Cahyono, Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan
Aplikasi,Penerbit Graha Ilmu.
Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. Sistem Informasi Manajemen.
Yogyakarta : UPP AMP YKPN, 2002
